Nieuws > Tien geboden voor online meetings

Lees het artikel "Tien geboden voor online meetings" van Antwerp South Business Center

‘20

Tien geboden voor online meetings

Of het nu Zoom, Microsoft Teams, Webex of Google Hangouts is, meetings vinden massaal op afstand plaats. Hoe pak je zulke online vergaderingen het best aan?

Beperk het aantal meetings …

We moeten ons vaker afvragen of een meeting eigenlijk echt wel noodzakelijk is. Je kunt heel wat problemen beter oplossen door een mail te sturen of even kort te telefoneren. Is een online meeting het beste communicatiemiddel? Heb je input van collega’s nodig of wil je gewoon informatie meedelen?

… en het aantal deelnemers

Nodig voor de online meeting alleen deelnemers uit die er echt bij moeten zijn. Online is het sowieso praktisch als er niet te veel mensen aan een call deelnemen. Zo vermijd je ook dat iedereen door elkaar begint te praten.

Volg een duidelijke agenda

Less is more en dat geldt zeker voor vergaderingen. Handel meetings binnen de vooropgestelde tijd af door een duidelijke agenda samen te stellen. Zorg er voor dat alle belangrijke punten besproken zijn en dat iedereen na de meeting weet wat van hem wordt verwacht. Maak ook altijd een vergaderverslag – ook van een online meeting.

Stel een gespreksleider aan

Soms is het op voorhand duidelijk wie de vergadering leidt, maar soms ook niet. Net zoals op kantoor heb je een dirigent nodig die de agenda opvolgt en de juiste vragen stelt. Die persoon houdt de timing in het oog en zorgt er ook voor dat iedereen aan het woord komt. Meer nog dan bij een fysieke vergadering dreigen stillere medewerkers namelijk op de achtergrond te verdwijnen.

Laat de technologie werken

Een online vergadering vraagt in de eerste plaats een stabiele internetverbinding. Gebruik daarbij ook tools die gebruiksvriendelijk of bekend zijn bij de collega’s. Zo vermijd je onnodig tijdverlies en stress wanneer andere deelnemers proberen in te loggen.

Kies een rustig plekje

Bij een vergadering op afstand is het de verantwoordelijkheid van iedereen om zich op een rustige plek te zetten. Bedenk dat achtergrondlawaai in je omgeving ook hoorbaar is voor je vergaderpartners en dat dit echt storend kan zijn. Zeg je huisgenoten op voorhand dat je in vergadering bent. Ook is het bij een videomeeting een goed idee om even na te denken over wat er allemaal in beeld te zien is.

Gebruik een headset

Om het voor jezelf comfortabel te maken en om zelf niemand te storen gebruik je het best een headset. Zo moeten anderen niet meeluisteren en lijkt het voor hen alsof je gewoon aan het telefoneren bent. Je zult ook minder afgeleid zijn door achtergrondgeluiden.

Stand-up

We zitten al een hele dag op een stoel te werken, maar als we telefoneren lopen we vaak rond. Overtuig je collega’s dus om tijdens een online vergadering even recht te staan of zelfs rond te wandelen. Met een headset is dit perfect mogelijk, natuurlijk op voorwaarde dat dit de meeting niet verstoort.

Audio belangrijker dan video

Verwacht je dat iedere deelnemer in beeld komt? Zeg dat dan voor de vergadering begint. Maar hou er wel rekening mee dat audio al voldoende is om efficiënt te vergaderen. Veel mensen voelen zich voor de camera niet altijd comfortabel. Wie niet aan het woord is, kan z’n microfoon even uitzetten. Zo zal je andere sprekers minder storen met geluiden, bijvoorbeeld als je notities neemt.

Smalltalk

Aangezien veel mensen een hele dag thuis geïsoleerd zitten te werken, vormt een online meeting een belangrijk moment van sociaal contact. Val daarom niet direct met de deur in huis, maar vraag iedereen eerst even hoe het ermee gaat. Tijd voor een grapje tussendoor moet ook zeker kunnen.